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公文页码标注常见问题

繁体中文】  作者/岳海翔   来源/秘书杂志(mishuzazhi)   阅读/ 次  【收藏文章

在党和国家以往发布的公文处理法规中,页码一直没有被列为公文格式的组成要素。《党政机关公文处理工作条例》(2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发,以下简称“《条例》”)以及《党政机关公文格式》(GB/T*9704—2012,以下简称“《格式》”)首次将页码列入,并规定其用以表明公文页数顺序号。

页码是公文的重要组成部分,是保证公文完整性和有效性的标志之一。在公文中标注页码,有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订,甚至有助于公文的防伪。但实际工作中,在页码的标注方面存在不少问题。

01

字体字号不合规

按照《格式》的规定,公文的页码应当使用4号半角宋体阿拉伯数字。有些单位制发公文比较随意,有用3号字的,有用仿宋体字或者其他字体的。必须明确的是,公文格式讲究统一和规范,每一个格式要素均有对应的标注要求,任何单位都不能独出心裁。

02

标注位置不当

公文有别于一般文章和文艺作品,讲究体式规范,每一个格式要素在文面上均有特定的位置。一般文章和文艺作品将页码置于版心的正下方居中,也可以置于版心的右下侧、左下侧以及左上侧、右上侧,甚至置于翻口的中间位置,以求美观,彰显个性,吸引读者。但公文是办理公务的工具,公文中的页码必须按规定进行标注。《格式》要求,公文页码应当编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线与页码之间空1个半角空格的距离;一字线上距版心下边缘7mm。单页码右边的一字线居右空1字,双页码左边的一字线居左空1字。这样的规定从纵、横两个方向确定页码位置,保证页码标注位置的准确性。在页码两边各放置一条一字线,是公文页码标注的特定规则,主要是为了美观和阅读方便。实际工作中有一些公文的页码标注得非常随意,既不统一,也显得很不规范。

03

空白页标注页码

按照《格式》的规定,公文版记中的最后一个要素(印发机关和印发日期)要位于末条分隔线之上,而末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。据此可见,版记置于公文的最后一面。由于公文是双面印制,版记前面可能会出现空白页,而且空白页最多可能有3页。根据《格式》的规定,当公文中出现空白页时,空白页和版记页均不标注页码。也就是说,页码只标注到公文主体部分结束的那一页。但在实际工作中,有些单位无视这些规定,在空白页和版记页一律标注页码。

04

单独标注附件页码

附件是公文正文的说明、补充或者参考材料,是公文正文的有机组成部分,与正文具有同等效力。《格式》规定,附件应当另面编排,也就是说,无论其前一面留有多少空白,均不能接着排附件。附件应当处于版记页之前,根据规定,如无特殊情况,应当与主件一起装订,并且页码应当连续编排。实际工作中,有些单位为附件单独标注页码,使附件与主件隔离,这是不规范的。还有的单位虽然将正文和附件的页码连续标注,但在版记页排有文字的情况下,未将页码标至版记页,也是不合规范的。

05

在信函格式公文的首页标注页码

信函格式是公文的一种特定格式。与公文的标准格式相比,信函格式相对简单,易于操作。但需要注意的是,信函格式公文的首页不显示页码,也就是说,其页码由第2页开始标注。这是信函格式公文与标准格式公文的一个显著差异,必须加以区分。实际工作中有些单位制发的信函格式公文在首页标注页码,也是不合规范的。

06

遗漏页码

公文中标注页码便于公文的查询、引用和统计、检索,因此公文的页码具有不可替代的重要作用。正式公文一概不得缺漏页码,必须按有关标准规范标注,以确保行文的规范化和严肃性。有的单位印制的公文根本没有页码,显得很随意,与公文法规和公文格式国家标准的规定相去甚远,必须加以纠正。

(本文刊于《秘书》杂志2017年第7期。)


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