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秘书工作要破解五种矛盾

繁体中文】  作者/任家进   来源/文秘之道   阅读/ 次  【收藏文章

在秘书工作这个大类里,有五种矛盾常使人迷惑,不能够清晰领会其内在关系很容易对秘书工作的理解有所偏颇。笔者将秘书工作中主要矛盾概括为以下五种,虽不能以偏概全,但秉持“执本而末自从”的观念。这五种矛盾是需要清晰认知的,不能左右徘徊,大多数都有其固定的选择,不能犹豫。

一、破解亦大亦小的矛盾

很多人认为秘书工作的重要性可大可小,随着秘书工作及秘书学领域不断发展,秘书工作重要性不断显现,也逐步为大多数人所接受。虽然秘书工作的设立是出于领导的需要,具有从属性、辅助性、服务性等特点,但其岗位处于“四最一中枢”的关键位置,是组织的正常运转不可或缺的条件。

秘书工作的这些特性此前经常被一些老套的观念所诟病,简单地认为秘书工作就是日常打杂、端茶倒水,完全忽视了秘书岗位的专业性。新时代下,秘书工作的重要性再次被提到重要位置,秘书岗位极为锻炼人也极为考验人,做好秘书工作的人员能够胜任很多其他重要岗位。邓颖超同志曾给《秘书工作》杂志写过文章,她写道:这些人工作劳累、生活清苦,长期埋头苦干、无私奉献,他们的高尚之处,可贵之处就在这里。秘书岗位的贡献绝不低于其他任何行业,只要秘书人员能够在自己岗位的规范里工作,那这样的秘书工作一定是意义重大的,不存在大与小的辨析。

二、破解亦简亦繁的矛盾

秘书工作主要由事务性工作所组成,不论基层秘书还是高级秘书都离不开处理事务性工作,高级秘书工作也是建立在一些“简单”工作基础上的,抛去这些基础性事务工作,像参谋、管理等高级秘书工作将无从谈起。对于事务性工作简单还是繁琐一直以来都有争论,但从事务性工作本身来讲,并不复杂,但秘书工作每天面临数不清的事务性工作,这样叠加在一起也就复杂起来了。对于秘书岗位而言,处理事务性工作绝不能同其他岗位一样,要精心考量每一件事,融入秘书人员的全面思考,任何事都要明确树立全局观。比如安排日常工作这项事务,要求秘书人员有整体观念,事无巨细考虑各类问题,分清轻重缓急,并且主动工作、超前完成。“秘书工作处处是事务,事事皆要务”,每件事情的办理,都影响很大,甚至关乎全局。秘书工作大事小事都是蕴含智慧的,这样诸多事务累加起来,秘书工作岂能说简单?

三、破解亦快亦慢的矛盾

秘书工作应当快速完成工作还是缓慢完成工作,这个问题不容置疑,必须快速干、准确干、认真干,容不得半点推辞。第一,秘书工作量很大,缓慢工作不可能完成。第二,磨洋工的行为是“内卷”的一种,必须坚决抵制。第三,秘书工作需要树立终身学习的观念,不断掌握新知识、了解新情况、适应新变化,才能更好完成日常工作,有效出谋划策;这学习的时间就是通过工作之余得来的。综合来看,不论是秘书工作本身要求,还是规划自身职业发展,都需要快速且准确的工作,不能拖拖拉拉,没有半点秘书的样子。

四、破解亦紧亦松的矛盾

秘书工作整体状态就应当是战战兢兢、如履薄冰,这样才能减少工作上的差错。秘书这个行业很不好干,不仅工作辛苦,上下、左右、内外协调也是极为困难,人际关系是鲜活的,每时每刻都在变化,是不同于固定工作的。有人将秘书工作比为在夹缝中求生存,很是生动,秘书工作干起来很紧张,容不得半点马虎,哪一位领导,哪个方面都要照顾好很不容易。

秘书对每一件事都应极度认真、高度负责去处理。比如日程安排中,一个日子或是一个时间点搞错,就是大事;文字材料中一个数字错了,可能造成极坏的影响。中办历史上曾经发生过因工作马虎出大错的事情。1964年,邓小平同志在一份关于古巴代表团访华的报告上作了两个批注。第一个批注写在第一页,“建议刘少奇同志接见”;第二个批注写在第二页,“问问主席可否接见一次”。当时机要室的值班员在看文件的时候只看了第一页的批注,而没有看第二页,结果造成了外交工作上的被动。所以,秘书工作务必谨慎小心,绝不能松懈。

五、破解亦远亦近的矛盾

秘书工作常面临传递信息或传递文件的工作,这些传递的流程是环环相扣的,是一个整体的。有些环节的管理是秘书人员的职责,有些不能参与,所以在传递工作时要首先把握与自己最近那个环节,将眼前的事情做好。当然,由于秘书工作中有督促检查一项,秘书人员也需要对职权范围内其他环节进行管理、检查,并做好反馈工作;但首先要做的就是与自身密切相关的这一环节,基于此,后续工作才会得以开展。综合来看,秘书工作要先着眼于近点,再放眼远点。


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