办公室工作全要素解析

文秘经验

【文章共4180字，精选参考范文，仅供学习借鉴】

1.如何规范标注“签发人”

（1）哪些公文需要标注“签发人”。《(单字替换)政机关公文处理工作条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”

（2）谁是“签发人”。《(单字替换)政机关公文处理工作条例》规定：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发。”所谓“主要负责人”就是指机关的正职或主持工作的负责人。

（3）怎样标注“签发人”。《(单字替换)政机关公文格式》规定：“由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。‘签发人’三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”

“签发人”标识区域内的领导人姓名不要求领导人亲笔签名，也不采用加盖签名章，印制即可。“签发人”姓名为两个字的中间空1字。两个签发人中间空1字，不用顿号或逗号。

《(单字替换)政机关公文格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”也就是说，三个或三个以上签发人，最后一个签发人与发文字号在同一行。

2.如何规范正文结构层次序数与标点符号

《(单字替换)政机关公文格式》规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

需注意的几个细节：一是可跳过第二层次。二是序数不可逆序。三是每一层次序数后面的符号要区分清楚。四是第一层“一、”一般单独成段，句尾无标点。五是第二层“（一）”单独成段则无标点。六是“1.”“（1）”不单独成段，直接接内容。七是层次序数一般不超过四级，如果还需要细分，可以使用“一是”“二是”或者“首先”“其次”等表述。八是各级标题一般不加粗。九是同一篇材料中的结构层次序数要统一。

3.如何规范公文主标题排列

《(单字替换)政机关公文格式》对“标题”作出的规定是：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

有几个细节需注意。（1）单行式标题，分一行排列。（2）双行式标题，分两行排列，使用正梯形或者倒梯形，不使用长方形。（3）多行式标题，分两行以上排列，使用菱形、正梯形或者倒梯形，不使用沙漏形。

4.如何规范公文标题的标点符号

《(单字替换)政机关公文处理工作条例》虽然没有对标点符号的使用作出具体规定，但第三章第十一条规定：“公文使用的……标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。”而以《条例》为依据制定出来的《(单字替换)政机关公文格式（GB/T　9704-2012）》第9条明确指出：“标点符号的用法应当符合GB/T　15834”，即中华人民共和国国家标准《标点符号用法》（GB/T　15834—2011）。这些就是依据。

为了使公文标题更加简洁、准确，标题中一般不使用标点符号。但“一般”不使用，并不意味着绝对不能使用。

（1）书名号。标题中有法规、规章（包括法令、条例、公约、办法、规定、章程）、书名时，使用书名号。《标点符号用法》（GB/T　15834—2011）4.15.3“书名号的基本用法”明确规定，书名号用于“标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等”。

（2）引号。标题中出现的简称或具有特定含义的词语应使用引号。

示例：国务院关于印发“十四五”×规划的通知

示例：国务院关于同意设立“全国交通安全日”的批复

（3）连接号。标示连接、起止、流程、指向的短横线、一字线、波纹线。

一是短横线“-”。半个汉字的长度。

表格、插图编号。

示例：见表1-1、表1-3。

连门牌号码、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等。

示例：滨河青青家园10-3-201\联系电话0319-6666666、2022-09-15。

在复合名词中起连接作用。

示例：吐鲁番-哈密盆地，温馨家园-北门。

某些产品的名称和型号。

示例：WZ-10直升机，戴尔14r-5421。

二是一字线“—”，一个汉字的长度。

标示相关项目（如时间、地域等）的起止。

示例：2022年9月15日—20日、北京—石家庄高铁、北京市人民政府办公厅关于印发北京市2013—2017年机动车排放污染工作方案的通知。

三是波纹线“～”，一个汉字的长度。标示数值范围（由阿拉伯数字或汉字数字构成）的起止。

示例：要加快工程进度，确保科技园3～5年内建成。

（4）间隔号。

示例：关于开展“我的梦·中国梦”第八届征文活动的通知

（5）括号。公文标题中出现需要注释或说明的内容时，需要使用括号。注意括号的位置。

（6）不用顿号和逗号，需要使用空格（不属于符号）的情况。联合发文的，发文机关之间是不使用任何标点符号，仅用一个空格即可。或者用牵头单位，×等部门印发×。调查报告、经验总结、领导讲话稿、简报的标题中，常常使用两三个并列分句，分句之间不用逗号，以空格或者版面排列法来来表示停顿。

示例：

(四字名称替换)、国务院印发《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》（×）

(四字名称替换)国务院印发《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》（√）

小结：公文标题只可出现书名号、括号、双引号、连接号、间隔号五种情况。

5.如何规范撰写转文式公文标题

公文行文时，有时需要把现有文件转给下级机关或有关单位，使其了解或执行，称为转文。转文分为印发、转发、批转三种。印发，指发文机关把本机关用非法定公文文种制定的文件（或领导讲话）转给下级机关。转发，指发文机关把上级机关或不相隶属机关的文件转给下级机关。批转，指发文机关把某下级机关的文件转给其他下级机关。

（1）转文式标题的一般形式。一般为：发文机关+关于+印发（转发、批转）+所转文件+文种。

示例：国务院关于印发《国务院工作规则》的通知。

（2）转文式标题的简化。转文式标题作为复合式标题有时会出现过长的问题，需要进行简化。

方法一，转文标题省去了被转文件标题的书名号、批转前重复的“关于”、意见前重复的“的”字。

示例：

国务院关于批转发展改革委《关于2013年深化经济体制改革重点工作的意见》的通知（×）

国务院批转发展改革委关于2013年深化经济体制改革重点工作意见的通知（√）

方法二，多层次转文，省去中间层次转文机关的转发文件，直接转发最高一级文件（或批转最低一级文件），同时去掉重复词语和书名号。

示例：

某市人民政府关于转发《×省人民政府关于转发

某市人民政府转发国务院关于×的通知（√）

6.如何规范使用主送机关

《(单字替换)政机关公文处理工作条例》规定，“主送机关”是“公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”

（1）需要标注主送机关的公文。通知、报告、请示、批复、议案、函等。

（2）无需标注主送机关的公文。用于大范围宣布重要事项、重大决策的决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告等。

（3）主送机关排序和标点符号。有多个主送机关的，排序一般按照重要程度，先外后内、(单字替换)政军群的顺序排列。比如“各省、自 治 区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。同级同类主送机关名称之间用顿号，同级不同类主送机关名称之间用逗号，最后一个主送机关名称之后标注全角冒号。为保证公文的美观和严肃性、真实性，防止伪造或窜改公文，公文的首页必须显示正文。《(单字替换)政机关公文格式》规定：“如果主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至版记。”

7.如何规范标注公文附注信息

《(单字替换)政机关公文处理条例》规定，附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”。

《(单字替换)政机关公文格式》规定，如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

标注附注主要有四种情况。

一是标注信息公开属性。比如“（此件主动公开）”“（此件不予公开）”“（此件依申请公开）”。

二是标注联系方式。请示、报告、函、通知，一般需要在附注位置注明联系方式，比如“（联系人：×，联系电话：×）”。联系电话一般为手机号码

三是标注公文传达范围。比如“（此件发至县团级）”。

四是标注保密要求。比如“（内部文件，不得外传）”“（此件属工作秘密，未经×同意不得转发，严格控制知悉范围，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布）”。

附注括号内结尾处不加句号等标点符号。

8.什么情况不属于附件

在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其成文日期后附的内容不属于公文的附件，因此在附件说明中不应标注相应内容。

示例：

国务院办公厅转发国家发展改革委关于

恢复和扩大消费措施的通知

国办函〔2023〕70号

各省、自 治 区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

国家发展改革委《关于恢复和扩大消费的措施》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻落实。

国务院办公厅

2023年7月28日

（此件公开发布）

关于恢复和扩大消费的措施

国家发展改革委

为深入实施扩大内需战略，充分发挥消费对经济发展的基础性作用，不断增强高质量发展的持久动力，按照(三字名称替换)、国务院决策部署，现就恢复和扩大消费提出如下措施。

9.如何界定公文生效日期

（1）发文时间为生效日期。这是常用的一种公文生效方法。

（2）会议通过的公文，以会议通过的日期为准。

（3）领导人签发的公文，以领导人的签发日期为准。

（4）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

（5）法规性公文以规定日期为准。

（6）电报及一般信函以实际发出日期为准。

10.如何规范公文中的人名和称谓

（1）公文中职务名称表述。可以按照“单位简称+职务+姓名”的组合进行表述。

示例：

×省委书记×或者省委书记×（√）

×省省委书记×（×）

（2）公文中“同志”的表述。正式公文中一般不用“职务+姓名+同志”，但可以使用“姓名+同志”。在公文中，若第一次出现“职务+姓名”，随后再次出现时可使用“姓名”或者“姓名+同志”。

示例：

某局办公室关于印发某同志在×会议上的讲话的通知（√）

（3）关于原任职务表述。表述原任职务时，“原”字通常加在单位和职务之间。

示例：

中宣部原部长×（√）

原中宣部部长×（×）

因撤销、合并、更名等原因已经不存在或更名的单位，“原”字应加在原单位名称（简称）之前。

示例：

因机构改革“中华人民共和国文化部”与“中华人民共和国国家旅游局”合并为“文化和旅游部”。

中华人民共和国原文化部部长×（√）

中华人民共和国文化部原部长×（×）

原中华人民共和国文化部部长×（×）

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